Hoe geef je écht vorm aan meerstemmigheid binnen een organisatie? Interview via Pulse
Hoe geef je écht vorm aan meerstemmigheid binnen een organisatie?
Deze belangrijke vraag van Pulse vormt de aanleiding voor het interview dat je hieronder kunt lezen. Pulse is een Vlaamse netwerkorganisatie rond duurzaamheid. In de afgelopen 15 jaar bestond haar rol eruit om een 1000-tal organisaties en individuen in de cultuur-, jeugd- en mediasector te verbinden, ondersteunen, informeren, sensibiliseren en inspireren rond het thema duurzaamheid. Omdat de ondersteuning wegvalt is dit is een van haar laatste bijdragen. Dankbaar om mee te mogen inspireren en samen met de gepassioneerde Marie Luyten dit verhaal te mogen vertellen!
Organisatietekening van wpZimmer
Bij wpZimmer een internationaal kunstenhuis in Antwerpen, groeide het besef dat de waarden waar ze artistiek voor staan - onderzoek, samenwerking en meerstemmigheid – zich in hun interne werking niet altijd voldoende manifesteerden.
Samen met organisatiecoach Dette van Zeeland (Golven Maken) ontwikkelde het team een sociocratisch organisatiemodel dat vandaag hun dagelijkse praktijk stuurt. Sociocratie 3.0 bracht niet alleen een nieuwe organisatiestructuur, maar vooral een gelijkwaardige en effectieve manier van beslissen, vergaderen en verantwoordelijkheid delen. Een manier die de organisatie voortdurend in beweging houdt.
Een andere manier van werken
De missie van wpZimmer is om kunstenaars en kunstwerkers ruimte te bieden voor onderzoek, experiment en ontwikkeling. Meerstemmigheid maakt daar al jaren deel van uit, maar in de praktijk bleek het moeilijk om die waarde echt te laten leven.
Beslissingen kwamen te vaak op de schouders van één persoon terecht, de informatiedoorstroming stokte en het samen beslissen bleek onwerkbaar. Het team stelde zichzelf twee eerlijke vragen: Wat is het potentieel van wpzimmer om een meerstemmige organisatie te zijn en wat is er nodig om dat op een duurzame manier mogelijk te maken?
Het antwoord bracht drie voorwaarden naar boven:
Bestaansruimte (afgebakende tijd & ruimte naast het deeltijdse werk van de collega’s om te experimenteren en aan de organisatie zelf te werken),
Kennis (inzichten in andere organisatievormen),
Vaardigheden (een coach die kon helpen om van intentie naar praktijk te gaan).
Zo begon in 2023 hun transitietraject richting een organisatie waarin gedeeld leiderschap en eigenaarschap echt leeft.
Een traject van leren, ontwerpen en bijsturen
wpZimmer dook eerst zelf in de materie via gesprekken met coaches en boeken zoals Reinventing Organizations van Frederic Laloux. Op een event van Pulse kwamen ze in contact met Alena Capova van Muntuit, een organisatie die werkt met Sociocracy 3.0 en zich hierin laat begeleiden door Dette van Zeeland, oprichter van Golven Maken. Ook voor wpZimmer bleek Sociocracy 3.0 en de werkwijze van Dette een match.
Het team koos bewust voor een begeleider die ook buiten de culturele sector actief is, omdat de uitdagingen rond zelfsturing en vertrouwen universeel zijn.
Dette bracht een toolbox mee, maar vooral een houding: vertrekken vanuit de collectieve behoefte, navigeren via spanningen en zo samen betekenis geven.
“wpZimmer nam ongelooflijk veel eigenaarschap op.” zegt Dette. “Ze wilden geen pasklare oplossing, maar zelf mee bouwen. Dat was mooi om te mogen ervaren.”
Ontwerpen in Stormkop - we startten met het proces van Driver Mapping
2024: de ontwerpfase
In verschillende sessies werkte het team een nieuwe organisatiestructuur uit, waarin teamleden in nieuw gevormde zones (werkgebieden) de belangrijkste organisatiebehoeften beantwoorden, geholpen door wederzijdse feedback en beïnvloeding.
Vanuit die nieuwe bril maakten de klassieke functies plaats voor een andere manier van organiseren. Niet langer werd gedacht in vaste rollen, maar vanuit de noden van het geheel. Het organigram bestaat nu uit zones met duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden en autonomie. Het team verdeelt zich over deze zones, neemt samen de nodige verantwoordelijkheden op en beheert de middelen die aan elke zone zijn toegewezen: ruimte, budget, mensen, communicatiekanalen, artistieke praktijken, enzovoort.
“De doorbraak kwam toen we beseften dat evolutie zelf het doel is,” zegt Marie. “We hoeven niet klaar te zijn. We mogen blijven bewegen en bijleren.”
Ontwerpen in wpZimmer - primaire driver en vanuit de belangrijkste organisatiebehoeften domeinen afspreken.
2025: de implementatiefase
In 2025 begon wpZimmer echt te werken volgens het nieuwe zelfsturende model. Vergaderingen verlopen sindsdien op basis van consent-besluitvorming: niemand hoeft het volledig eens te zijn, zolang er geen gegronde bezwaren zijn. Sterker nog: het team zoekt bewust naar mogelijke bezwaren om voorstellen te versterken, en luistert aandachtig naar bezorgdheden die misschien onder de oppervlakte leven.
Daarnaast organiseert het team strategische meetings om te kunnen reageren op nieuwe en veranderende noden. Die zogeheten governancemeetings zijn er ook om spanningen in te brengen, samen strategisch vooruit te kijken en de collectieve wijsheid maximaal te benutten. Dat gebeurt onder meer door elke zone regelmatig te evalueren via peer reviews.
Een extra aandachtspunt was de taal binnen de organisatie. Bij wpZimmer spreekt iedereen Engels, maar voor niemand is dat de moedertaal. Daardoor werd het nog belangrijker om aandacht te hebben voor woordgebruik en betekenis. Bovendien brengt Sociocratie 3.0 een eigen jargon mee (denk aan begrippen als bezwaren, spanningen en behoeften) dat je je als organisatie moet eigen maken. Dat taalleren werd een onderdeel van het transitieproces.
“We ontdekten dat we niet alleen een nieuwe structuur maakten,” zegt Marie, “maar ook een nieuwe manier van spreken met elkaar.”
Pizzaparty: de organisatiestructuur laten leven in de community, de organisatietekening werd een pizza en een plaktatoo.
Een organisatie in evolutie
De verandering bij wpZimmer is niet één grote omwenteling, maar een reeks kleine verschuivingen die samen een nieuwe cultuur vormen. Informatie stroomt nu vlotter, verantwoordelijkheden zijn duidelijker en beslissingen voelen gedragen. Teamleden nemen spontaan nieuwe rollen op, durven feedback geven en zien spanningen niet langer als obstakels maar als leerkansen.
Die helderheid en gedeelde verantwoordelijkheid zorgen ook voor meer strategische rust.
“We hebben nu een stevige basis om nieuwe dossiers te schrijven en onze visie helder te verwoorden,” zegt Marie. Dat vertaalt zich zelfs in hun rituelen. Tijdens hun jaarlijkse pizza party veranderde de nieuwe organisatietekening in een pizza en in plaktattoos. “Dat moment,” lacht Marie, “toonde dat we niet alleen een model hadden gebouwd, maar ook een team dat durft te spelen.”
De nieuwe werkwijze sijpelt ook door naar kunstenaars en partners. wpZimmer deelt de methodiek openlijk met anderen, zodat hun organisatiepraktijk zelf een artistieke praktijk wordt: een voortdurende oefening in luisteren, navigeren en bijsturen.
Drie waardevolle inzichten
Evolutie is het doel, niet het eindpunt.
De organisatie blijft zich voortdurend aanpassen aan nieuwe inzichten en noden. Door verandering te omarmen als constante, blijft wpZimmer een levend en lerend systeem.Meerstemmigheid vraagt veiligheid én taal.
In een meertalige context bleek het belangrijk om samen woorden te vinden voor noden, emoties en waarden. Door spanningen te erkennen en samen woorden te zoeken, ontstaat een cultuur waarin verschil niet bedreigend maar verrijkend is.Externe begeleiding brengt een ander licht.
Door met een buitenstaander te werken, kreeg het team zicht op patronen die van binnenuit moeilijk te zien waren. Een coach brengt taal, structuur en afstand, zonder het eigenaarschap weg te nemen.
Aantekeningen tijdens de sessies.